Este es el acuerdo sobre el uso del mecanismo de firma electrónica entre tú y [RAZÓN SOCIAL Y NIT], que opera la firma de abogados Legal Ink. Fija las condiciones legales y técnicas con las que firmamos documentos por medios electrónicos, en los términos del artículo 2.2.2.47.1 del Decreto 1074 de 2015, que compiló el Decreto 2364 de 2012. Lo aceptas antes de firmar tu primer documento y vale para todos los que firmes en la plataforma mientras esté vigente esta versión.
Para qué sirve
Con este mecanismo firmas la carta de encargo de cada asunto, sus modificaciones y las aceptaciones de nuestras políticas. Si eres abogado vinculado a la firma, también el acuerdo de confidencialidad, la política interna de uso de inteligencia artificial y, cuando así se acuerde, tu contrato de prestación de servicios.
No sirve para los actos que la ley somete a una solemnidad especial, como las escrituras públicas, los documentos que exigen presentación personal ante notario o autoridad, o los trámites que exigen firma digital con certificado de una entidad de certificación acreditada. Para esos casos te indicamos el medio que corresponde.
Validez de la firma
La ley colombiana reconoce a los mensajes de datos los mismos efectos jurídicos que a los documentos en papel (Ley 527 de 1999, artículos 5 y 6) y permite celebrar contratos por ese medio (artículo 14). Cuando una norma exige firma, ese requisito se cumple con un método que identifique a quien firma, indique que aprueba el contenido y sea confiable y apropiado para el propósito del documento (artículo 7). La firma electrónica que cumple esas condiciones tiene la misma validez y efectos que la firma manuscrita (Decreto 1074 de 2015, artículos 2.2.2.47.3 y 2.2.2.47.5).
Al aceptar este acuerdo convienes con nosotros en usar el mecanismo descrito abajo. La ley presume, salvo prueba en contrario, que los mecanismos de autenticación que las partes acuerdan cumplen los requisitos de la firma electrónica (artículo 2.2.2.47.7). Como somos quienes proveen el mecanismo, nos corresponde asegurar que sea técnicamente seguro y confiable, y probarlo si es necesario.
Cómo firmas
Firmas desde tu cuenta en la plataforma, con la sesión iniciada con tu correo y tu contraseña. El proceso tiene cuatro pasos.
Primero ves el documento completo, que puedes leer y descargar antes de firmar. Registramos el momento en que lo abres.
Segundo, marcas la casilla en la que declaras que leíste el documento, que aceptas su contenido y que aceptas este acuerdo. La casilla nunca viene marcada.
Tercero, pides un código de seis dígitos que te enviamos al correo registrado en tu cuenta. El código vence a los diez minutos, sirve una sola vez y solo funciona en la misma sesión desde la que lo pediste.
Cuarto, escribes el código y confirmas la firma. Tienes hasta cinco intentos. Si los agotas o el código vence, pides uno nuevo; por seguridad limitamos el número de códigos que puedes pedir en un periodo corto.
La combinación de tu sesión autenticada, el control de tu correo y el código de un solo uso son los datos de creación de tu firma. En el contexto en que se usan corresponden solo a ti, que es la primera condición de confiabilidad que exige el artículo 2.2.2.47.4 del Decreto 1074 de 2015.
Cómo protegemos la integridad del documento
Antes de enviarte el documento calculamos su huella digital con el algoritmo SHA-256. Esa huella cambia por completo si se modifica una sola letra del archivo. Al firmar, agregamos al final del documento una página de constancia de firma electrónica y calculamos la huella del documento firmado. Las dos huellas quedan registradas. Así es posible detectar cualquier alteración posterior a la firma, que es la segunda condición de confiabilidad del artículo 2.2.2.47.4.
La página de constancia indica el identificador de la firma, tu nombre, tu documento de identidad parcialmente oculto, la fecha y hora de la firma en hora universal y en hora de Colombia, la dirección IP desde la que firmaste, el método de autenticación, la huella del documento original, las versiones de las políticas que aceptaste y la dirección web para verificar el documento. Cada página del documento lleva además un pie con el identificador de la firma.
Qué evidencia guardamos
Guardamos un registro de cada paso del proceso: envío, apertura, aceptación, solicitud de código, intentos, firma y finalización, con fecha y hora, dirección IP y navegador. Guardamos también la huella del texto exacto que aceptaste. Del código de verificación guardamos solo una versión cifrada de una vía, nunca el código en texto plano. Ese registro no se puede modificar ni borrar desde la plataforma, ni siquiera por los administradores.
Conservamos el documento firmado y su evidencia en el formato en que se generaron, con la información sobre su origen, destino, fecha y hora, como exige el artículo 12 de la Ley 527 de 1999, durante el tiempo que la ley exige conservar los documentos de comercio. Esta evidencia sirve también como prueba de tu aceptación en los contratos celebrados a distancia (Ley 1480 de 2011, artículos 48 y 50, literal e).
Copia y verificación
Al terminar la firma te enviamos un correo y puedes descargar el documento firmado desde tu cuenta en cualquier momento. Cualquier persona a quien le muestres el documento puede verificarlo en la página de verificación que indica la constancia: el navegador calcula la huella del archivo y la compara con la registrada, sin enviar el documento a nuestros servidores. Si las huellas coinciden, el documento no ha sido alterado desde la firma.
Valor probatorio
Los mensajes de datos son documentos y se admiten como prueba (Ley 527 de 1999, artículo 10, y Código General del Proceso, artículo 243). Los documentos en forma de mensaje de datos se presumen auténticos (Código General del Proceso, artículo 244). Para valorarlos, el juez tiene en cuenta la confiabilidad en la forma en que se generaron, archivaron y comunicaron, la forma en que se conservó su integridad y la forma en que se identifica a quien los emitió (Ley 527 de 1999, artículo 11). Para que conserven todo su valor, deben aportarse en el formato en que se generaron o en uno que los reproduzca con exactitud (Código General del Proceso, artículo 247). Por eso te recomendamos guardar el archivo PDF firmado y no solo una impresión.
Tus obligaciones
Debes mantener el control de tu correo y de tu contraseña, no compartir el código con nadie y actuar con diligencia para evitar que otra persona firme por ti. Si sabes o sospechas que alguien conoce tu contraseña o tiene acceso a tu correo, debes avisarnos de inmediato a contacto@[DOMINIO] y cambiar tu contraseña. Estas son las obligaciones del firmante del artículo 2.2.2.47.6 del Decreto 1074 de 2015. Cuando recibimos tu aviso, bloqueamos las firmas pendientes de tu cuenta hasta que verifiquemos tu identidad. Esto no cambia las reglas de la ley sobre quién debe probar qué: si discutes una firma, conservas todos los medios de prueba y nosotros debemos demostrar que el mecanismo es confiable.
Si firmas en nombre de una empresa o de otra persona, declaras que tienes facultades suficientes para hacerlo.
Si prefieres no firmar electrónicamente
Puedes pedirnos firmar en papel escribiendo a contacto@[DOMINIO] antes de firmar el documento. En ese caso te enviamos el documento para firma manuscrita y el plazo de tu asunto empieza a correr cuando recibamos el original firmado.
Cambios a este acuerdo
Cada versión tiene número y fecha. Los documentos que ya firmaste quedan regidos por la versión vigente al momento de la firma, que queda registrada en la constancia. Si cambiamos el mecanismo, te pediremos aceptar la nueva versión antes de tu siguiente firma.